時短勤務でも作業の時間を作りたい。予定の細切れをAIで減らす

時短勤務で作業時間が取れないとき、先に見るのは会議の数より、45分に届かないすき間の数なんですよね。1週間の予定を貼れば、細切れの個数、予定の動かし方、名前つきの作業枠、相手への相談文までAIが出す依頼文を、そのまま貼れる形で全文載せます。

会議は1日に2〜3件しかないのに、退勤の時刻には何も進んでいない。そんな週、ありませんか？

時短勤務の作業時間を削っているのは、本当に会議の数？

たとえば月曜、9:30から30分の朝会があって、10:30から週次の会議が入っているとします。あいだの30分は、メールを何通か返したら終わっちゃいます。作業時間を削っているのは会議そのものより、会議に挟まれたこの30分なんですよね。

会議の合間の短いすき間を、予定の細切れと呼ぶ

会議の時間を数える前に、45分より短いすき間が何個あるか数えてみます。この記事ではそれを「細切れ」と呼びます。45分は、この依頼文で私が決めた基準で、資料の下書きに手をつけられる長さの目安です。自分の仕事に合わせて60分や30分に変えてかまいません。

自分の来週の予定で細切れが何個あるかは、数えてみないと分かりません。

動かせない予定を先に決めてから、細切れを数える

数える前に、お迎えに合わせた退勤時刻や通院、学童の面談の電話など、動かせない予定を決めておきます。ここを決めておかないと、退勤を遅らせるような、自分では選べない案が混ざる心配があります。

依頼文では、動かせない予定と外部の相手がいる予定は動かさず、社内の予定だけを動かす候補にしています。AIの案が、自分で選べる範囲に収まるようにするためです。

予定の細切れをAIに数えさせる依頼文

全文をコピーして、AIのチャット欄に貼って使います。自分でやるのは予定を書き出すところだけで、数える、動かす案を出す、文面を書くといった手間のかかる部分は依頼文に任せられます。

私の1週間の予定を見て、予定のあいだのすき間が何個に細切れになっているかを数え、予定の動かし方の案と、まとまった作業時間を置く枠、相手に送る文面を作ってください。会議の数を減らしたいのではなく、まとまった作業の時間を取り戻したいのです。

今日は【今日の日付を書く】です。

入力
1. 勤務できる時間帯: 【例: 月〜金 9:30〜16:30。時短勤務の終業時刻を書く】
2. 動かせない予定(送迎・学童・通院など): 【曜日と時刻を書く】
3. 1週間の予定(箇条書き): 【ここに貼る。曜日、開始〜終了、名前、できれば「毎週」「単発」と、相手が社内か外部かも】
4. まとまった作業に必要な長さ: 【書かなければ45分とします】

手順
1. 時刻が抜けている予定や読み取れない予定があれば、先に質問してください。推測で埋めて進めないでください。
2. 動かせない予定を先に固定し、動かさない前提にしてください。
3. 曜日ごとに、勤務時間帯のなかの予定と予定のあいだのすき間を書き出し、分数を出してください。
4. 4の長さ未満を「細切れ」、以上を「使える」として、曜日別と週合計の個数、使える時間の合計を数えてください。
5. 社内の予定について、次の4つの動かし方をそれぞれ検討してください。
 A. 短くする(例: 30分を15分に)
 B. まとめる(同じ相手や目的の予定を1つにする)
 C. 別の曜日や時間に寄せる(すき間が増える側へ移す)
 D. 準備や締めの作業を、会議の直前・直後に寄せる
6. 各案について、動かした後の細切れの個数を数え直し、「細切れが何個減るか」「使える時間が何分増えるか」を出してください。細切れが減らない案は採用しないでください。
7. 採用した案をすべて実行した後の、週の細切れ数と使える時間を並べてください。
8. 使えるすき間のなかから、週に2〜3枠、まとまった作業の枠を選んで名前をつけてください。

判断基準
- 外部の相手がいる予定は、動かす案にしません。「そのまま」と書き、その予定の前後で何ができるかだけ添えてください。
- 動かせない予定と重ねない。枠は、すき間が長い順ではなく、細切れが減る順に選びます。
- 内容が分からない予定を、名前だけで中身まで決めつけないでください。「共有中心に見える」の根拠が予定名と頻度だけなら、そう明記してください。
- 4種類を検討したうえで動かさない予定は、その理由を1文で書いてください。

出力の形
- 表1: 曜日、すき間の時間帯、分数、細切れか使えるか。その下に個数と合計を1行。
- 表2: 予定名、動かし方(A〜D/そのまま)、細切れの減る個数、増える分数、理由を1文。
- 作業枠: 曜日、開始〜終了、名前(例: 「月曜午前の資料づくり」)を2〜3つ。何の作業を置くかは私に聞いてください。
- 文面: 採用した案ごとに最大3通。相手が社内なら相談口調で、外部の予定は文面を作りません。各80〜150字で、断定せず、こちらが代わりに用意するものを1つ入れてください。
- 全体で表を除いて1,200字以内。

やらないこと
- 入力にない予定、時刻、人数、効果を作らないでください。数字は私が貼った時刻から計算した分だけ使い、計算の根拠を表に残してください。
- 「生産性が上がる」のような見込みを書かないでください。
- 動かせない予定を動かす案を出さないでください。
- 相手の事情や気持ちを推測して文面に入れないでください。

題材の例(架空の家庭です。実在の人物や会社ではありません)
勤務は月〜金の9:30〜16:30、火・木は16:00に学童のお迎えで終業。予定は、月 10:00〜10:30 チーム定例(毎週・社内)、月 11:00〜11:30 準備会(毎週・社内)、月 13:00〜13:45 1on1(社内)、火 14:00〜15:00 取引先との打ち合わせ(外部・単発)。月曜は10:30〜11:00の30分と11:30〜13:00の90分に分かれ、30分は細切れ、90分は使えると数えます。

貼る前に書き換えるところ

書き換えるところは多くありません。まず「今日は【今日の日付を書く】です」の日付を、今日の日付に書き換えます。入力の1には勤務できる時間帯、2には動かせない予定の曜日と時刻を書きます。

1週間の予定は、入力の3にある「【ここに貼る】」の位置に箇条書きで貼ります。曜日と時刻、予定名に加えて、「毎週」か「単発」か、相手が社内か外部かまで書くと、動かす候補を絞る材料になります。4の長さは、空けておけば45分で数えます。

末尾の「題材の例」は、書き方の見本として置いた架空の予定です。自分の予定を貼るときは、見本と取り違えないよう、この段落ごと消してから送りましょう。

架空の時短勤務の1週間で、予定の細切れは何個見つかった？

この依頼文は、Claudeで試しました。貼ったのは架空の時短勤務の会社員の来週の予定で、勤務は9:30〜16:30、毎日16:30の退勤は固定です。予定は月〜金で、退勤を除いて19件ありました。そのうち木曜の1日分がこちらです。

木曜
9:30-10:00 朝会
10:15-10:45 先週の件の確認（単発、5人）
12:30-13:00 学童の面談の電話（固定、年に1回）
14:00-14:30 取引先B社の担当者とオンライン
15:00-15:30 営業事務さんへの引き継ぎ相談
16:30 退勤（固定）

予定は5件で、会議だらけには見えないですよね。ところがAIが出したすき間の表では、木曜だけで細切れが2個ありました。

| 木 | 10:00-10:15 | 15 | 細切れ |
| 木 | 10:45-12:30 | 105 | 使える |
| 木 | 13:00-14:00 | 60 | 使える |
| 木 | 14:30-15:00 | 30 | 細切れ |
| 木 | 15:30-16:30 | 60 | 使える |

週全体では、細切れが4個（月1・水1・木2）、使えるすき間が14個で合計1,305分でした。朝会のあとの15分と、取引先とのオンラインのあとの30分は、どちらも45分に届かないので細切れに数えます。

予定は5件しかないのに、まとまった作業に使えない時間が木曜に2回も出ている。会議の数を眺めているだけでは、あの「何も進まない感じ」の正体は見えてこないんですよね。

数え始める前に、AIが前提を書き出していたのも良かったところです。入力の1・2・4を例のまま残していたので、貼った説明文の勤務時間、固定と書いた予定、45分をそのまま使うと断ってから数えていました。つまり、AIが勝手な前提で数えていないかを、数字を見る前に確かめられます。

ただ、最初から動かし方までうまく出たわけではありません。

予定の細切れが減る動かし方だけ、AIに案として出してもらう

試したのは2回です。1回目は手順を直す前の依頼文で、案の大半が「そのまま」でした。動かしたのは月曜の営業会議を短くする1件だけ。細切れは4個から3個、取り戻せたのは60分で、作業枠を名前つきで置く案も出てきませんでした。

そこで、短くする、まとめる、別の曜日や時間に寄せる、準備や締めを会議の直前・直後に寄せる、の4種類を予定ごとに検討させ、細切れが何個減るかを数えさせる形に直しました。依頼文には、減らない案は採用しない、と入れています。2回目の動かし方の表から抜き出します。

| 予定名 | 動かし方 | 細切れの減る個数 | 増える分数 | 理由 |
| 週次の営業会議(月) | A 30分に短縮し11:00開始 | 1 | 60 | 10:00-11:00が60分の1枠になる(議題なしの日が多いという記載が根拠で、中身は未確認)。 |
| 先週の件の確認(木) | C 10:00開始へ | 1 | 15 | 10:00-10:15の15分が消え、10:30-12:30の120分になる(105から+15)。 |
| 取引先A社(火)、B社(木) | そのまま | 0 | 0 | 外部の予定。 |

ほかに、木曜の引き継ぎ相談を14:30開始へ、水曜の準備をデータ確認会の直後へ寄せる案が並びました。4案を全部実行すると、細切れは4個から0個、使えるすき間は1,305分から1,440分です。木曜の確認を15分早めるだけで、午前に120分の枠ができる。会議を1件もなくさなくても、並べ方を変えるだけで午前がまとまった作業に使えるようになるんです。予定表を眺めているだけでは、気づきにくいところです。

理由の欄も見てみてください。営業会議の案には「議題なしの日が多いという記載が根拠で、中身は未確認」とあり、どこまでが推測なのかが表の上で分かります。AIの案を鵜呑みにせず、自分で判断し直せる材料が残るということです。

案を出してもらっただけでは、予定表はまだ何も変わっていません。大事なのは、空いた時間をどう守るかです。

時短勤務の作業時間を守るため、作業枠に名前をつけてカレンダーに先に入れる

作業枠とは、まとまった作業のために確保する時間帯のことです。依頼文では、その時間帯に名前もつけてもらいます。2回目の出来上がりには、作業枠が3つ並びました。

1. 木曜 10:30-12:30(120分)「木曜午前の作業枠」
2. 水曜 14:45-16:30(105分)「水曜午後の作業枠」
3. 月曜 10:00-11:00(60分)「月曜午前の作業枠」

それぞれの枠に、何の作業を置きたいか教えてください。

名前はあっさりしていて、最後に何を置くかを聞き返してきます。ここは自分で答えるところです。木曜の120分は企画書の下書き、水曜の105分は数字の集計、のように中身まで決めて、Googleカレンダーなどに予定として先に入れておきましょう。

名前のない空白には、ほかの予定が入りやすいものです。名前のついた枠なら、打診が来たときに「その時間は作業が入っています」と言いやすくなる、と私は考えています。

予定変更の相談文面は、AIが相手の断れる形で書いてくれた

動かす案が決まっても、主催者に一言送るところが一番腰が重いですよね。2回目では、採用した案ごとに社内向けの文面が3通出てきました。そのうちの1通です。

お疲れさまです。木曜の「先週の件の確認」を、10:15ではなく10:00開始にできないでしょうか。難しければ今のままで大丈夫です。確認したい点は箇条書きにして、前日までに共有します。

相手が断れる余地を残したうえで、代わりにこちらが用意するもの（確認したい点の箇条書き）を1つ添えています。外部の相手との予定には、文面を作りません。

1回目の文面は1通だけで、「私の作業時間をまとまって取りたいという事情です」と自分の事情を書いていました。2回目は自分の事情の説明が消え、「難しければ今のままで大丈夫です」と断れる余地を書く形に変わっています。断る余地が文面に書いてあるので、送るかどうかを自分で決めやすい文面です。

自分の言葉で「会議を短くできませんか」と書こうとして手が止まるときは、この形を下敷きにできます。

時短勤務でこの依頼文を使う前の注意

試したのはClaudeで、手順を直して2回です。貼った予定は架空のもので、細切れが0個になった、135分増えた、という数字もその1週間での例です。出せるのは動かし方の案と文面までで、実際に予定を動かしたあとの週や、主催者が相談に応じてくれるかどうかは確かめていません。

予定表は写真のままではなく、文字にして貼る前提です。同僚の名前や取引先の社名は「Aさん」「取引先A社」のように置き換えてから貼りましょう。数えるのに要るのは、曜日と時刻、社内か外部か、毎週か単発かだけです。

必要なのは、来週の予定を文字にして貼ることだけです。まずは細切れが何個あるかを数えてもらいましょう。あなたの来週は、何個ありそうですか？