忘年会の幹事になったら、ChatGPTに何から頼めばいい？

忘年会の幹事を頼まれたら、条件の整理、お店への確認事項、案内文とリマインド文、当日の進行表、来年への引き継ぎメモまで、ChatGPTに5回頼めば下書きがそろいます。この記事には、その5本の頼み文をそのまま載せました。ただ、出てきた下書きのうち1つで、メモに書いた条件が黙って書き換わっていたんですよね。

ChatGPTに任せていいのは、幹事の仕事のどこまで？

任せるのは書く仕事と整理する仕事で、店探しは自分でやる方が安全です。AIが挙げる店は、今も営業しているかも、12月の金曜に空いているかも保証されません。グルメサイトや地図アプリで駅からの距離と個室の有無で絞り、空きは電話で確かめる。この順番が確実かな、と。

使い方は、ChatGPTの1つのチャットに、5本のプロンプト（AIへの頼み文）を順番に送るだけです。

ChatGPT

ChatGPT は答えを探したり、閃きを得たり、生産性を向上するためのお手伝いをします。

chatgpt.com

先にお断りすると、この記事に載せた下書きは、同じ5本をClaude（Anthropic社のAIチャット）に1つのチャットで順番に渡して出したものです（条件のメモは架空）。ChatGPTで頼むと言い回しや付け足される中身は変わりえますが、下書きを元のメモと照らす、空欄を自分で埋める、という確かめ方はどちらでも同じです。同じチャットで続けると前の条件を覚えたまま書き、3本目の案内文には1本目で計算した会費3,000円が入っていました。

条件メモを渡すと、幹事が決めていないことが先に出てきました

職場の忘年会の幹事になりました。下のメモを、お店探しに使える条件の表に整理してください。決まっていないこと・確認が必要なことは、別に一覧にしてください。
【メモ】
部署の忘年会。参加予定は18人くらい。12月の第3金曜、19時から2時間。予算は1人5,000円で、会社の補助1人2,000円込み。会社の最寄り駅から歩いて5分以内がいい。できれば個室。お酒を飲まない人が4人いる。乾杯の挨拶は部長。

【メモ】の下を、自分の部署のメモに差し替えてください。返ってきた条件の表には「総額 約90,000円」「自己負担は1人3,000円」と、メモに無い計算まで入っていました。計算は合っています。

役に立ったのは、表の下の「決まっていないこと」の一覧でした。お店に確認する6つは次の電話の台本にすべて入っていたので、ここでは社内で確認する9つを載せます。

• 第3金曜の具体的な日付
• 参加人数の確定と、出欠の締め切り
• 予算5,000円が税込・サービス料込みか
• 会社の補助の受け取り方（領収書の宛名、事前の申請が要るか）
• 予算を超えた・余った場合の扱い
• お酒を飲まない人の会費を変えるか
• 参加者のアレルギー・苦手な食べ物
• 部長の到着時間
• 2次会をするか

お酒を飲まない人の会費、同じ額でいいか決めてありますか？　電話の前にこの一覧を上の人に見せて答えをもらっておくと、あとで案内文を書き直さずに済みます。

予約の電話で聞くことは、12の区切りの台本で返ってきました

この条件でお店に電話で予約するときに確認することを、電話でそのまま読める順番のリストにしてください。キャンセル料と、人数を変更できる締め切りは必ず入れてください。

電話で何を聞くか、その場で考えていませんか？　この頼み文は差し替えずに使えます。返ってきたのは、自分の条件が入った読み上げるだけの台本でした。

1. 名乗りと用件
2. 日時と人数の空き
3. 18名で入れる個室
4. コース（税込・サービス料込みか、2時間制か、飲み放題のラストオーダー）
5. 飲まない人向けのプラン
6. アレルギー対応と、伝える期限
7. 人数変更の締め切り、当日減ったときの料金
8. キャンセル料（何日前から、いくら）
9. 支払い（まとめて払えるか、会社名の宛名でインボイス対応の領収書が出るか）
10. 喫煙・禁煙、乾杯の挨拶で少し話してよいか
11. 予約内容の復唱
12. 連絡先と、お店の担当者の名前

インボイス対応の領収書は、会社の経費として精算するときに、経理が税金の処理に使う形式のものです。

メモに飲み放題とは書いていないのに、台本は飲み放題込みのコースを前提にしていました。飲み放題を付けるかは、電話の前に上の人と決めておきます。付けないなら、4は料理だけのコースを聞きます。10の乾杯の挨拶は、声が周りの席に響かないかの確認です。お店の答えは台本の横に書き込んでおくと、最後の引き継ぎで使えます。

案内文とリマインド文の例文、字数は守れても場所が変わっていた

参加者への案内文を作ってください。社内チャットに貼る用で、200字以内です。出欠の締め切り日と、アレルギーや苦手な食べ物を教えてもらう一文を入れてください。あわせて、締め切りの2日前に送るリマインド文を80字以内で作ってください。店名・住所・日付は【店名】【住所】【締め切り日】のように空欄のままにしてください。

メールで送るなら「社内チャットに貼る用」を「社内メール用、件名も付けて」に変えてください。上の頼み文は試したときの文面のままで、「日付」の空欄を【締め切り日】と書き間違えています（AIは開催日と締め切りを分けてくれました）。使うときは、最後の一文を「店名・住所・開催日・締め切り日は【店名】【住所】【日付】【締め切り日】のように空欄のままにしてください。」に直して貼ってください。

【部署忘年会のご案内】 日時：【日付】（金）19:00〜21:00 場所：【店名】（【住所】）会社から徒歩5分 会費：3,000円（会社補助2,000円を除いた自己負担分） 出欠は【締め切り日】までに、このスレッドへ返信してください。アレルギーや苦手な食べ物がある方は、出欠とあわせて教えてください。

リマインド文は「忘年会の出欠締め切りは【締め切り日】です。まだの方は、出欠とアレルギー・苦手な食べ物の有無をこのスレッドに返信してください。」で、どちらも指定の字数に収まっています。

引っかかったのは場所の行です。メモには「会社の最寄り駅から歩いて5分以内」と書いたのに、案内文では「会社から徒歩5分」になっています。駅と会社が離れていたら、参加者は違う方向へ歩き出します。

会費の行は、別の種類の問題です。1本目で「決まっていない」と挙げた飲まない人の会費を、決まったことのように3,000円の1本で書いていました。上の人の答えをもらってから書き換えます。

社内チャットに貼る前に、場所の行まで読み返していますか？　場所、金額、時刻、日付を元のメモと照らせば、書き換わりには気づけます。1か所なら自分の手で直すのが確実で、頼み直すなら返ってきた全文をもう一度照らしてください。

当日の進行表には、2次会の切り出し方まで入っていました

当日の進行表を、19:00開始・21:00終了で作ってください。乾杯は部長、締めの挨拶は課長です。会費の集め方と、2次会に行かない人が帰りやすいタイミングも入れてください。

時刻と挨拶する人を書き換えて使います。返ってきた主な流れです。

20:30の行は、飲み放題にした場合だけ残します。

お会計は、集めた会費54,000円（18人分）と会社の補助36,000円を合わせて払う段取りでした。補助を当日までに受け取るのか、幹事が立て替えるのかは、1本目の「補助の受け取り方」で先に決めておきます。

なるほど、と思ったのは2次会の扱いです。店の外で「ここで解散です」と言ってから行く人だけを集め、会の途中では誘わない。行かない人が帰りやすい区切り方です。

来年の幹事への引き継ぎメモは、お店の答えを自分で書き足す

来年の幹事に渡す引き継ぎメモを作ってください。「今年の条件」「お店に確認したこと」「使った文面」「当日の注意点」の4つの見出しでまとめてください。

引き継ぎメモの「お店に確認したこと」は項目が並ぶだけで、人数変更の締め切りもキャンセル料も空欄でした。お店の答えはAIに伝えていないので、当然なんですよね。台本に書き込んだ答えを写し、「使った文面」に残った「会社から徒歩5分」も直しておきます。

「今年の条件」の下には「11月上旬までに電話するのがおすすめ」という根拠の書かれていない一文も入っていたので、消しておきます。候補の店が決まったらその日のうちに電話して空きを聞くのが確実です。

来年に渡すなら、ChatGPTのプロジェクト共有よりメモ1枚

5本を回すのは、ふつうのチャットで足ります。

ChatGPTのプロジェクト機能は、関連するチャットとファイルをフォルダのようにまとめ、その中の全部のチャットに効く共通の注文を書いておける機能です。無料プランでも使え、ほかの人と共有もできます。

ただ、共有するとプロジェクトの中の会話とファイルが相手に全部見えます。出欠の事情や店選びで迷った書き込みまで渡るので、引き継ぎには向きません。仕上げた引き継ぎメモだけを社内の共有フォルダに置けば十分で、来年はそのメモを1本目の【メモ】に貼れば去年の条件から始められます。

下書きを社内に出す前に確かめること

• 場所・金額・時刻・日付が、元のメモと同じか
• 【店名】などの空欄と、お店の答えを書く欄を埋めたか
• 予約の時期のような、根拠の分からない助言が混ざっていないか
• 参加者の氏名や、誰がどのアレルギーかといった個人の情報を頼み文に入れていないか（入れるなら仮の名前にする）