「で、あの会議って何が決まったんだっけ？」が口癖になっていませんか ― 議事録・会議のAI活用プロンプト

会議が終わったあと、議事録を書くのに30分。共有メールを書くのに15分。タスクを整理するのにさらに15分。合計1時間 ― それ、会議そのものより長くないですか？

AIに会議の「空気」は読めない。発言の裏にある感情も、参加者の微妙な表情の変化も、人にしか感じ取れない。でも「メモから議事録を整形する」「アクションアイテムを抜き出す」「次回のアジェンダを組み立てる」なら、AIに任せたほうが速くて抜け漏れも少ない。

会議の「前後」をAIに任せて、会議の「中身」に集中しよう。

会議の前 ― 準備で決まる

アジェンダを組み立てる

「何を話すか」が決まっていない会議は、だいたい長引く。目的と時間配分を先に整理しておこう。

以下の会議のアジェンダを作ってください。

会議の目的：[目的]
参加者：[参加者の名前や役職]
持ち時間：[60分 など]
話し合いたいこと：[議題をざっくり]
この会議で決めたいこと：[決定事項]

時間配分の目安と、各議題の進め方のポイントも添えてほしいです。

会議の案内を書く

案内メールに「目的」と「準備してほしいこと」を入れておくだけで、会議の質がぐっと上がる。

以下の会議の案内メッセージを作ってください。

会議名：[名前]
日時：[日時]
場所：[会議室名 / オンラインURL]
参加者：[参加者]
目的：[この会議で達成したいこと]
事前に準備してほしいこと：[資料を読む、データを確認する など]

簡潔で、受け取った人が「自分は何を準備すればいいか」がすぐわかる書き方でお願いします。

事前資料の構成を考える

資料をゼロから作るのは大変でも、「何を載せるか」の骨組みがあれば手が動きやすくなる。

以下の会議に向けた事前資料の構成案を作ってください。

会議の目的：[目的]
議題：[議題]
参加者：[参加者の役職や関心事]
この会議で出したい結論：[ゴール]

各セクションに「何を書くべきか」の簡単な説明と、
参加者に事前に目を通してほしいポイントもあわせて教えてください。

会議の後 ― 記録と共有

メモから議事録に仕上げる

走り書きのメモをそのまま貼れば、読める議事録にしてくれる。一番使う場面かもしれない。

以下の会議メモから議事録を作成してください。

会議名：[会議名]
日時：[日時]
参加者：[参加者]

--- メモここから ---
[メモをそのまま貼り付け]
--- メモここまで ---

以下の項目に整理してほしいです。
・議題ごとの要点
・決定事項
・アクションアイテム（担当者・期限つき）
・未解決の論点
・次回の予定

アクションアイテムだけ抜き出す

議事録はあとで読むとして、「で、誰が何をいつまでにやるの？」だけ先に共有したいとき。

以下の会議の記録から、アクションアイテムだけを抜き出してください。

--- 会議記録 ---
[議事録やメモを貼り付け]
--- ここまで ---

それぞれ「タスク内容 / 担当者 / 期限」の形式で、
優先度が高い順に並べてほしいです。
決まっていない事項があれば、それも別にまとめてください。

欠席者への共有メッセージ

全文の議事録を送っても読まれない。欠席者に「あなたに関係ある部分」だけ伝える。

以下の会議内容を、欠席した[名前/チーム]向けにまとめてください。

--- 会議内容 ---
[議事録やメモ]
--- ここまで ---

欠席者に特に関係する決定事項：[あれば記載]
欠席者に発生するアクション：[あれば記載]

「自分に関係ある部分」がすぐわかるように、
要約 → 関係する決定 → やるべきこと、の順で整理してほしいです。
不明点があれば聞いてほしい旨も添えてください。

会議をもっと良くする ― 改善と設計

定例会議を見直す

「この会議、本当に必要？」と思ったら、一度棚卸ししてみるといい。

以下の定例会議について、必要性と改善点を整理してください。

会議名：[名前]
頻度：[週1回 など]
参加者数：[人数]
所要時間：[時間]
現状の課題：[形骸化している / 情報共有だけで議論がない など]

この会議を「やめる」「頻度を減らす」「非同期に置き換える」など、
具体的な代替案とそれぞれのメリット・デメリットを出してほしいです。

ブレストの進め方を設計する

「自由に意見を出して」だけだと、たいてい沈黙になる。進め方のデザインが大事。

以下のブレインストーミングの進め方を設計してください。

テーマ：[テーマ]
参加者：[人数と関係性]
持ち時間：[時間]
ゴール：[アイデアを20個出す / 方向性を3つに絞る など]

ウォームアップ → 発散（アイデア出し） → 収束（絞り込み）の
流れで、各フェーズの具体的なやり方と時間配分を教えてください。
発言が少ないメンバーを巻き込むコツもあれば添えてほしいです。

意思決定会議の進め方を組み立てる

「何を、どの基準で、どうやって決めるか」を事前に決めておくと、会議がブレない。

以下の意思決定会議の進め方を組み立ててください。

決める内容：[内容]
選択肢：[A案 / B案 / C案 など]
参加者：[参加者と意思決定者]
制約条件：[期限 / 予算 / 人員 など]

判断基準の整理 → 各案の比較 → 議論 → 決定方法、の流れで設計してほしいです。
決定後の共有方法や、反対意見があった場合の扱い方もあわせてお願いします。

議事録・会議でAIを使うときの3つのルール

1. 会議の発言内容に個人の評価や機密情報が含まれていないか確認する ― 人事評価の話やクライアントの非公開情報が混ざったメモをそのまま貼らないこと。該当部分は伏せてから使おう。
2. AIが整理した議事録は「下書き」 ― 決定事項のニュアンスや、発言者の意図が正確に反映されているか、参加者の目で確認してから共有する。
3. 浮いた時間を会議そのものの質に投資する ― 議事録作成が5分で終わるなら、その分「次の会議をもっと良くするには」を考える時間に充てよう。