「先回り」ができる秘書は、何が違うのか ― 秘書・アシスタントのAI活用プロンプト

なごみ

2026/03/10

「あ、それもう手配してあります」

この一言が言えるかどうかで、秘書の評価は決まる。

日程調整、メール対応、出張手配、会食の段取り、議事録、挨拶状……。
一つひとつは小さな仕事。でも「小さな仕事」が100個ある。

しかも全部「間違えちゃいけない」仕事。

AIに気配りはできない。でも「メールの下書き」「手配のチェックリスト」「議事録の整形」なら、「先回り」するための時間を生み出せる。

メールを書く

ボスの代筆メールを下書きする

ボスの「こんな感じで送っといて」を、ちゃんとした文面にする。

以下の内容でボスの代筆メールを下書きしてほしい。

■ ボスの名前・役職: [名前/役職]
■ 宛先: [相手の名前/役職/関係性]
■ 用件: [伝えたいことの概要]
■ トーン: [フォーマル/丁寧だが親しみを込めて/簡潔に]
■ ボスの口調の特徴: [あれば。丁寧/率直/柔らかいなど]

以下を出して:
- メール本文（件名含む）
- ボスに確認すべき点（「この表現でいいですか？」のチェックポイント）
- 「秘書代筆」の表示が必要な場合の書き方

条件: ボスが読んで「これでいい」と言えるレベルで。

返信に困るメールの対応

「これ、なんて返せばいいの？」を解決する。

以下のメールへの返信を下書きしてほしい。

受信メール:
[メール文面を貼り付け]

■ 返信の方向: [了承/保留/やんわり断る/条件つき了承]
■ ボスの指示: [「とりあえず保留で」「前向きに」など]
■ 注意すべき関係性: [あれば]

以下を出して:
- 返信の下書き 2パターン（やや丁寧/簡潔）
- 「ボスに確認してから返信したい」場合の一時返信
- 相手を不快にさせないためのポイント

挨拶状・お礼状を整える

形式を間違えると、秘書の評価に直結する。

以下の挨拶状/お礼状の文面を作ってほしい。

■ 種類: [就任挨拶/お礼/お詫び/お悔やみ/季節の挨拶]
■ 差出人: [ボスの名前/役職]
■ 宛先: [相手の情報/関係性]
■ 背景: [何に対するお礼/挨拶か]
■ 形式: [はがき/封書/メール]

以下を出して:
- 文面
- 時候の挨拶（時期に合ったもの）
- 宛名・敬称の書き方
- 送付タイミング（遅くなった場合の対処含む）
- 熨斗が必要な場合の表書き

段取りをつける

出張の手配を完璧にする

「あ、ホテル予約してなかった」を絶対に起こさない。

以下の出張の手配チェックリストを作ってほしい。

■ 出張者: [ボスの名前/役職]
■ 日程: [日程]
■ 目的地: [場所]
■ 目的: [商談/講演/視察/出席など]
■ 同行者: [いれば]
■ ボスの好み: [窓側/通路側、禁煙、ホテルのグレード感など]

以下を出して:
- 手配リスト（交通/宿泊/現地移動/食事/その他）
- 各項目の手配期限
- ボスに確認すべきこと
- 持参物リスト
- 緊急時の連絡先リスト
- 出張後にやること（経費精算/お礼状の手配）

接待・会食を段取りする

「いい店、押さえといて」の一言で動けるように。

以下の接待/会食の段取りを一緒に考えてほしい。

■ 目的: [接待/社内懇親/お祝い/お詫び]
■ 参加者: [人数/役職レベル/社外の有無]
■ 日時: [日時]
■ エリア: [エリア]
■ 予算: [一人あたり○円/全体○円]
■ 配慮事項: [アレルギー/苦手なもの/禁酒の方がいるなど]

以下を出して:
- 店選びのチェックポイント（個室/アクセス/雰囲気/対応力）
- 予約時に必ず確認すること
- 当日の段取り（到着〜退出まで）
- 手土産が必要な場合の選び方
- 会食後のフォロー（お礼メールのタイミング）

贈答品を選ぶ

「失礼にならないもの」と「喜ばれるもの」は違う。

以下の贈答品を選ぶのを手伝ってほしい。

■ 贈る相手: [役職/関係性/年齢層]
■ 目的: [お中元/お歳暮/就任祝い/お詫び/手土産]
■ 予算: [金額]
■ 相手の好み: [わかれば]
■ 避けるべきもの: [あれば]

以下を出して:
- おすすめの品 3つ（理由つき）
- 熨斗の書き方（表書き/名入れ）
- 贈るタイミング
- 添え状の文例（あった方がいい場合）
- 「この金額帯で失礼にならないか」の目安

資料をまとめる

議事録を仕上げる

メモから、人に見せられる議事録に。

以下の会議メモから議事録を作成してほしい。

会議名: [会議名]
日時: [日時]
参加者: [参加者]

メモ:
[走り書きのメモをそのまま貼り付け]

以下の構成で:
- 議題ごとの要点
- 決定事項（誰が/何を/いつまでに）
- 継続検討事項
- 次回のアクション
- 配布先

条件: メモが荒くても、文脈を推測して整理して。不明点は「要確認」と明記。

会議資料を整える

バラバラの情報を、ボスが話しやすい資料にする。

以下の情報を会議資料として整理してほしい。

■ 会議の目的: [目的]
■ ボスの役割: [報告/提案/承認依頼]
■ 持ち時間: [○分]

含める情報:
[データや文章を貼り付け]

以下を出して:
- 資料の構成（ページ順）
- 各ページの要点（ボスが何を話すか）
- 図表にした方がいい部分の指摘
- 補足資料として別紙にすべきもの

自分の仕事を整える

ルーティンを見直す

「抜け漏れ」が一番怖い仕事。

秘書業務のルーティンを整理したい。

■ 現在の業務リスト:
[日常業務を列挙]

■ 困っていること: [抜け漏れが起きる/優先順位がわからない/急な依頼で崩れる]
■ ボスのスタイル: [朝型/夜型/出張が多い/会議が多い]

以下を出して:
- 日次チェックリスト（朝やること/夕方やること）
- 週次チェックリスト（月曜/金曜にやること）
- 月次チェックリスト
- 「急な依頼」が入ったときの判断フロー
- 「今日はこれだけやれば大丈夫」の最低ライン

引き継ぎ資料をつくる

「口頭で聞いてたんですけど、忘れました」をなくす。

秘書業務の引き継ぎ資料のたたき台を作ってほしい。

■ 担当業務: [業務リスト]
■ ボスの特徴: [仕事のスタイル/こだわり/地雷]
■ 重要な社内外の関係者: [キーパーソン]
■ 引き継ぎ期間: [日数]

以下を含めて:
- 業務ごとの概要と手順
- 年間スケジュール（毎年やること）
- ボスの好み・NGリスト（食事/移動/連絡方法）
- 「ここだけは気をつけて」リスト
- よくあるトラブルと対処法
- 後任が初日に読むべきもの一覧