「これ、総務に聞いて」が口癖の会社で生き残るAI活用術

なごみ

2026/03/10

「備品がない」「健診の案内まだ？」「忘年会の会場どうする？」「このルール、どこに書いてある？」

総務に来る依頼には、1つの共通点がある。
「他に聞く人がいない」から総務に来る。

つまり、範囲が無限。施設管理、契約、福利厚生、防災、イベント、慶弔……。
しかもどれも「やって当たり前」で、感謝されることは少ない。

AIに総務の仕事の「幅」をカバーさせるのは無理。
でも「文書のたたき台」「チェックリストの整備」「FAQ作成」なら、かなり楽になる。

社内ルールを整える

規程の改定

「この規程、いつの時代のまま？」問題。

社内規程の改定案を作ってほしい。

■ 規程名: [就業規則/出張旅費規程/慶弔見舞金規程など]
■ 改定理由: [法改正/運用実態とのズレ/新制度導入]
■ 変更したい内容: [具体的な変更点]
■ 現行の該当条文: [あれば貼り付け]

以下を出して:
- 新旧対照表
- 改定の背景説明文（社内稟議用）
- 施行日の設定
- 社員への周知案内文（そのまま送れるもの）

社内通達

読まれる通達の書き方。

以下の内容で社内通達を書いてほしい。

■ 内容: [制度変更/注意喚起/お知らせ]
■ 対象: [全社員/管理職/特定部署]
■ 施行日: [日付]
■ 重要度: [高/中/低]

条件:
- 件名で「何が変わるか」がわかる
- 本文は3段落以内
- 「で、私はどうすればいいの？」に答える構成
- 問い合わせ先を明記
- メールでもチャットでも使えるフォーマット

よくある問い合わせを減らす

社内FAQ

「それ、前にも答えたのに」を仕組みで解決する。

従業員向けの総務FAQを作ってほしい。

カテゴリ:
- 経費精算
- 有給休暇
- 慶弔休暇
- 健康診断
- 備品申請
- 名刺/社員証

各カテゴリで:
- よくある質問を3つ
- 回答（50文字以内、端的に）
- 「ここを見ればわかる」のリンク先テンプレ

条件: 社内ポータルに貼れる形式で。カジュアルすぎない、でも堅すぎない口調。

健康診断の案内

受診率を上げたい。でも、しつこく言いたくない。

健康診断の受診案内を書いてほしい。

■ 種類: [定期健診/人間ドック/ストレスチェック]
■ 対象: [全社員/35歳以上/管理職]
■ 日程: [日程]
■ 会場: [院内/巡回/個別受診]

以下を出して:
- 案内メール（初回通知）
- 未受診者へのリマインド（柔らかいが確実に伝わるもの）
- 当日の持ち物と注意事項
- よくある質問（3つ）

イベント・施設

社内イベントの企画

「盛り上がらなかった忘年会」を二度とやらない。

社内イベントの企画案を作ってほしい。

■ イベント: [忘年会/懇親会/社員旅行/表彰式/研修]
■ 参加人数: [人数]
■ 予算: [金額]
■ 形式: [対面/オンライン/ハイブリッド]
■ 前回の反省点: [あれば]

以下を出して:
- コンセプト（1行）
- プログラム案（タイムテーブル）
- 会場の条件リスト
- 準備のチェックリスト（いつまでに何をする）
- 予算配分
- 参加率を上げるための工夫

オフィスレイアウト変更

「来月から席替え」のときの段取り。

オフィスレイアウト変更の進行計画を作ってほしい。

■ 理由: [増員/フリーアドレス導入/コスト削減/移転]
■ 対象: [○フロア/全社]
■ 完了希望日: [日付]
■ 予算: [概算]

以下を出して:
- 全体スケジュール（逆算で）
- 関係者リスト（業者/IT/各部署）
- 必要な承認フロー
- 社員への周知タイミングと内容
- 当日の移動計画
- 落とし穴になりやすいポイント

契約・取引先

業者選定の比較

「なぜA社にしたんですか？」に答えられるように。

業者選定の比較表を作ってほしい。

■ サービス内容: [清掃/警備/ITサポート/オフィス家具など]
■ 候補:
  - A社: [概要/見積額]
  - B社: [概要/見積額]
  - C社: [概要/見積額]

比較項目:
- 価格
- サービス範囲
- 実績
- 対応スピード
- 契約条件

以下を出して:
- 比較表（一覧で見られるもの）
- 各社の強み/弱み
- 総合評価と推奨理由
- 上司に説明するときの「3行サマリー」

オフィス賃貸契約の更新

「更新時期が来てた」で慌てないために。

オフィス賃貸契約の更新チェックリストを作ってほしい。

■ 現在の賃料: [金額]
■ 契約期間: [○年、更新日○月]
■ 現状の課題: [手狭/コスト高/設備老朽化]

以下を出して:
- 確認すべき契約条件（一覧）
- 交渉できるポイント（賃料/共益費/フリーレントなど）
- 更新しない場合のタスク（原状回復、移転スケジュール）
- 判断のタイムライン（何ヶ月前に何を決めるか）

防災・安全

防災訓練の計画

「形だけの訓練」を卒業する。

オフィスの防災訓練計画を作ってほしい。

■ オフィス: [所在階/フロア数]
■ 従業員数: [人数]
■ 想定災害: [地震/火災/水害]

以下を出して:
- 訓練の目的（形骸化させないために）
- シナリオ（時間帯、発生状況を具体的に）
- タイムライン（何分で何をする）
- 役割分担
- 必要な準備物
- 訓練後の振り返りフォーマット

慶弔対応

ルールに沿って、漏れなく。

以下の慶弔事案への対応を確認したい。

■ 事案: [結婚/出産/死亡/入院]
■ 対象者: [社員本人/配偶者/親/子]
■ 会社の慶弔規程: [概要があれば]

以下を出して:
- 適用される制度（慶弔見舞金/休暇/電報）
- 金額・日数の確認
- 手続きの流れ（誰が何をする）
- 注意点（特に弔事のマナー）
- 総務としてのアクションチェックリスト