「30ページの報告書、3分で読めますか？」と上司に聞かれた日の話 ― 要約・まとめのAI活用プロンプト

毎月の資料読み込みに、何時間かけていますか？ ある調査では、ビジネスパーソンが「読むだけ」に費やす時間は週に平均6時間以上。年間にすると300時間を超える。

AIに文章の「意味」を汲み取ることはできない。行間に込められた思いも、書き手の意図の裏側も、人にしか読み取れない。でも「長い文章から要点を抜き出す」「バラバラな情報を整理する」「別の形式に変換する」なら、AIは驚くほど正確に、しかも数秒でやってくれる。

浮いた時間で、本当に読むべき文章をじっくり読もう。

基本の要約 ― まずはここから

ざっくり要約してほしいとき

長文を渡して「短くして」だけでも動くけれど、長さを指定するともっと使いやすくなる。

以下の文章を要約してください。
大事なポイントを落とさず、[200文字以内/3行程度]でまとめてほしいです。

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[文章を貼り付け]

箇条書きで要点だけ抜き出す

「全体像はわかってるけど、要点だけ確認したい」ときに重宝する。

以下の文章から、重要なポイントを[5つ程度]箇条書きで抜き出してください。
それぞれ1行で簡潔にお願いします。

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[文章を貼り付け]

一言で言うと何？

会議前に「この資料、一言で言うと何？」と聞かれたときの備え。

以下の文章を、もっとも重要なメッセージ1文だけに凝縮してください。
「つまり何が言いたいのか」がわかる一文でお願いします。

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[文章を貼り付け]

仕事で使う要約 ― 報告・共有・学習

上司に報告するための要約

「結論から」「次にどうするか」を入れると、そのまま報告に使える形になる。

以下の内容を、[部長/課長]への報告用にまとめてください。
「結論 → 経緯のポイント → 次のアクション」の順で、[5行程度]でお願いします。

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[報告したい内容を貼り付け]

チームへの共有用まとめ

全文を送ると誰も読まない。「自分に関係ある部分」がわかるまとめにする。

以下の[会議メモ/記事/資料]の内容を、チームに共有するためにまとめてください。
特に「チームメンバーが知っておくべきこと」「各自に影響しそうなこと」を中心に、
箇条書きで整理してほしいです。

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[内容を貼り付け]

読んだ本や記事の学習メモ

インプットしたものを「自分の言葉に変換する」最初のステップとして使える。

以下の[本/記事]の内容を、学習用にまとめてください。

・3行で概要
・重要なポイント（箇条書き）
・知らなかった用語があれば簡単に説明
・自分の仕事に活かせそうなこと

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タイトル：[タイトル]
内容：[内容を貼り付け、またはあらすじ]

形を変えてまとめる ― 表・Q&A・時系列

表形式で比較しやすくする

複数の選択肢やサービスの比較は、文章より表のほうが圧倒的にわかりやすい。

以下の内容を表形式で整理してください。
列は[項目名A / 項目名B / 項目名C]でお願いします。

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[内容を貼り付け]

Q&A形式に変換する

社内FAQやマニュアルの下書きにそのまま使える。

以下の内容を、[新入社員/お客様]が疑問に思いそうなことをQ&A形式でまとめてください。
[5〜7個]くらいのQ&Aにしてほしいです。

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[内容を貼り付け]

時系列で流れを整理する

プロジェクトの経緯や出来事の推移を、誰が見てもわかる形にする。

以下の内容を時系列で整理してください。
「いつ → 何が起きたか → ポイント」の形式で、
古い順に並べてほしいです。

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[内容を貼り付け]

SNS投稿用に短くまとめる

長い内容を、プラットフォームに合わせた長さとトーンに変換する。

以下の内容を[X(Twitter)/LinkedIn/Threads]に投稿できる形にまとめてください。
[140文字以内/300文字程度]で、読んだ人が「もっと知りたい」と思えるような書き方でお願いします。

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[内容を貼り付け]

要約・まとめでAIを使うときの3つの心得

1. 元の文章に個人情報や社外秘は含めない ― 要約したい文章をそのまま貼る前に、名前や機密データが入っていないか一度確認しよう。マスキングしてから貼るのが安全。
2. AIの要約はたたき台 ― 重要なニュアンスの取りこぼしがないか、自分の目でチェック。特に数字や固有名詞は誤りが紛れやすい。
3. 浮いた時間は「考える時間」に使う ― 要約を高速化した分だけ、「で、自分はどう思うのか」を考える余裕が生まれる。それが本来の仕事。