もし配車計画が30分で終わったら、何をしますか？ ― 物流・運送のAI活用プロンプト

なごみ

2026/03/10

もし、配車計画にかかる時間が半分になったら。
もし、日報が3分で書けたら。
もし、遅延の連絡文を考える時間がゼロになったら。

――その時間で、何をしますか？

物流・運送の仕事は「届ける」こと。でも現実は、配車調整、ドライバーの労務管理、荷主への報告書、クレーム対応文……「デスクでパソコンに向かう時間」が想像以上に長い。

AIに運転はさせられない。荷物を積むこともできない。
でも「配車の素案」「報告書の下書き」「遅延連絡のテンプレ」なら、運行に集中する時間が増える。

朝の準備

配車計画の素案を作る

「どの車にどの荷物を積む？」を頭で考えるとキリがない。

以下の条件で、配車計画の素案を一緒に考えてほしい。

■ 今日の配送先:
[配送先リスト（エリア、荷量、時間指定）]

■ 使える車両:
・車両A: [積載量]t、[ドライバー]
・車両B: [積載量]t、[ドライバー]
...

■ 制約:
・時間指定: [あれば]
・エリアの優先度: [あれば]
・ドライバーの制限: [昨日の稼働が長かった、など]

各車両に配送先を割り振って、その組み方の理由も教えて。
「この車はこの順番で回ると効率的」という根拠も添えて。

ドライバーへの指示書

口頭だけだと忘れる。LINEで送れるくらいシンプルに。

ドライバーへの配送指示書を、スマホで見やすい形で作ってほしい。

■ 配送先:
1. [会社名]｜[住所]｜[時間指定]｜[荷物内容]
2. [会社名]｜[住所]｜[時間指定]｜[荷物内容]
...

■ 注意点: [駐車場所、搬入口、担当者名など]

各配送先を以下の形で:
---
1件目: [会社名]
時間: [時間指定]
荷物: [内容]
注意: [その現場特有の注意点]
---

LINEで送ってもスマホで読みやすいレイアウトで。

運行中の対応

遅延の連絡文

「遅れます」をどう伝えるか。慌てるとうまく書けない。

配送遅延のお詫び連絡文を作ってほしい。

■ 予定時間: [時間]
■ 遅延見込み: [○分/○時間]
■ 原因: [渋滞/事故/積み込み遅れなど]
■ 宛先: [会社名/担当者名]

以下を2パターンで:
- 電話で伝える場合のスクリプト（30秒で言い切れる）
- メールで送る場合の文面

どちらも:
・まず謝罪
・現状と到着見込みを明確に
・次のアクション（いつ再連絡するか）

トラブル発生時の報告

事故、故障、荷物破損。慌てず、でも漏れなく報告する。

配送中のトラブル報告テンプレートを作ってほしい。

■ トラブルの種別: [車両故障/交通事故/荷物破損/紛失など]

報告に含めるべき内容を整理して:
- いつ・どこで
- 何が起きたか
- 現在の状況
- 今やっていること
- 必要な支援

電話で報告する場合の「言う順番」も示して。
パニックになっても、これを見れば報告できる形で。

荷主への状況回答

「荷物、今どこですか？」への回答。正確に、でも安心感を持って。

荷物の問い合わせへの回答文を作ってほしい。

■ 問い合わせ内容: [内容]
■ 荷物の現在地: [配送中/積み込み待ち/拠点通過済みなど]
■ 到着予定: [時間]

以下を含めて:
- 現状の正確な説明
- 到着予定の明示
- 遅れている場合はお詫びと理由
- 次の連絡タイミング

荷主が「ちゃんと管理してくれている」と感じる文面で。

振り返りと改善

日報を書く

今日の仕事を記録する。でも「書くこと自体」に時間をかけたくない。

以下の情報から、今日の運行日報を作ってほしい。

■ 今日の実績:
・配送件数: [件]
・走行距離: [km]
・稼働車両: [台]
・トラブル: [有無と内容]

以下の構成で:
- 本日の実績サマリー（数字で簡潔に）
- 特記事項
- ドライバー別の稼働状況
- 明日への申し送り

上司が1分で把握できる量で。

配送実績を振り返る

「今日はどうだったか」を数字で見る。

今日の配送実績を分析してほしい。

■ 総配送件数: [件]
■ 計画件数: [件]
■ 遅延件数: [件]
■ 走行距離: [km]
■ 稼働時間: [時間]

以下を出して:
- 達成率と一言評価
- 遅延の原因分析（パターンが見えるか）
- 効率化のポイント
- 明日に向けた具体的な改善案

荷主への月次報告

今月の実績を、説得力のある形でまとめる。

荷主向けの月次配送レポートのたたき台を作ってほしい。

■ 今月の実績:
・総配送件数: [件]
・定時配送率: [%]
・トラブル件数: [件]
・主なトラブル内容: [内容]

以下の構成で:
- 今月のサマリー（結論から）
- 定時配送率の推移と評価
- トラブルの報告と再発防止策
- 改善の取り組み
- 来月の見通し

荷主が「任せて安心」と思える内容で。

人を管理する

ドライバーの労務チェック

「働きすぎてないか？」を法令の視点で確認。

以下のドライバーの労働時間をチェックしてほしい。

■ 今月の稼働状況:
[日付ごとの稼働時間リスト]

以下の観点で:
- 連続運転時間（4時間ルール）
- 1日の拘束時間
- 月間の総労働時間
- 休息時間の確保状況

法令上の基準を示しつつ、「ここは注意」というポイントがあれば指摘して。

※個人名は入力しないこと。

ドライバーへのフィードバック

「ありがとう」と「ここ気をつけて」を、ちゃんと言葉にする。

ドライバーへの月間フィードバックを作ってほしい。

■ 今月の実績:
・配送件数: [件]
・定時配送率: [%]
・燃費: [km/L]
・クレーム: [有無]

以下を出して:
- 良かったこと（具体的に。「頑張ったね」じゃなくて「○○の件はよかった」）
- 改善してほしいこと（1つに絞って。責めない伝え方で）
- 来月期待すること
- 感謝の言葉

モチベーションが下がらない伝え方で。

クレーム報告書

荷主から苦情が来た。何を書いて、どう再発を防ぐか。

配送クレームの報告書を作ってほしい。

■ クレームの内容: [内容]
■ 発生日時: [日時]
■ 荷主: [会社名]
■ 対応した内容: [何をしたか]
■ 結果: [解決/継続対応中]

以下の構成で:
- 概要（3行で何が起きたか）
- 発生経緯（時系列で）
- 原因分析
- 対応内容と結果
- 再発防止策（具体的に。「気をつける」はNG）