記録に追われて、利用者さんの顔を見る時間が減っていませんか ― 介護・福祉のAI活用プロンプト

なごみ

2026/03/10

ある介護施設のリーダーが言っていた。

「夜勤明けに記録を書いて、ケアプランを直して、ご家族に電話して、カンファレンスの準備をして。利用者さんと一番話したのは食事介助のときだけだった」

介護の仕事は、利用者さんの生活を支えること。でも現実は、記録、報告書、計画書、家族対応の書類に追われている。

AIに介護はできない。利用者さんの小さな変化に気づくこと、不安そうな顔を見て声をかけること、それは人にしかできない。

でも「介護記録の下書き」「ケアプランの文章」「家族への報告文」なら、利用者さんのそばにいる時間を取り戻せる。

記録を書く

介護記録を事実ベースで整理する

「何があったか」を、客観的に、でも過不足なく。

以下の情報から介護記録を整理してほしい。

■ 日時: [日時]
■ 利用者: [イニシャル]様（[要介護度]）
■ 何があったか:
[箇条書きでざっくり]

■ 対応したこと:
[対応内容]

■ その後の様子:
[状態]

以下の構成で:
- 状況（客観的事実のみ。主観は入れない）
- 対応内容
- 利用者の反応
- 今後の注意点
- 申し送り事項

次の勤務者が読んで「何をすればいいか」がわかるように。

日報を5分で仕上げる

毎日書く日報。でも疲れた状態で書くと、要点が抜ける。

以下の情報から介護日報を整理してほしい。

■ 今日の出来事:
[箇条書きでざっくり]

■ 気になった利用者:
[変化があった人、注意が必要な人]

以下の構成で:
- 本日の概要（3行で）
- 特記事項（利用者別に短く）
- ヒヤリハットの有無
- 申し送り事項
- 明日の注意点

次の勤務者が1分で読める量で。

ヒヤリハット報告を「次に活かせる」形で書く

「事故にならなかったから大丈夫」ではない。

以下の出来事からヒヤリハット報告書を作ってほしい。

■ 発生日時: [日時]
■ 場所: [場所]
■ 関係する利用者: [イニシャル]様
■ 何が起きそうになったか: [状況]
■ なぜ事故にならなかったか: [幸いだったこと]

以下を含めて:
- 発生状況（第三者が読んで場面が浮かぶように）
- 原因の推定
- すぐやる対策
- 中長期の対策
- 他の利用者にも同じことが起きないか

「報告して終わり」にならないよう、次のアクションを明確に。

ケアプランを書く

アセスメントを整理する

情報がたくさんあるけど、「結局、何が課題なの？」を明確に。

以下の利用者情報からアセスメントを整理してほしい。

■ 年齢/性別: [情報]
■ 要介護度: [度]
■ 主な疾患: [疾患]
■ できること/できないこと: [ADLの状況]
■ 生活歴: [ざっくり]
■ 本人の希望: [あれば]
■ 家族の希望: [あれば]

以下のカテゴリで整理して:
- 健康状態
- ADL / IADL
- 認知機能
- 社会参加
- 生活環境

最後に「抽出された課題」を優先度順に。

ケアプランの文章を具体的に書く

「具体的に書いて」と言われるけど、毎回同じ表現になる。

以下の情報からケアプラン（第2表）の文章を作ってほしい。

■ 利用者: [イニシャル]様
■ 課題（ニーズ）: [内容]
■ 長期目標: [6ヶ月後の姿]
■ 短期目標: [3ヶ月後の姿]
■ 提供するサービス: [サービス内容]

条件:
・具体的で測定可能な表現（「頑張る」ではなく「週3回○○できる」）
・利用者主体の書き方（「させる」ではなく「できる」）
・ポジティブ表現
・実地指導で指摘されにくい書き方

3パターン出して、一番しっくりくるものを選べるように。

モニタリング記録で「変化」を捉える

前回と比べてどう変わったか。変わっていないなら、なぜか。

以下の情報からモニタリング記録を作ってほしい。

■ 利用者: [イニシャル]様
■ 前回の目標: [目標]
■ 達成状況: [どの程度達成か]
■ 変化: [良くなった点/課題が残る点]
■ 本人・家族の意向: [変化があれば]

以下の構成で:
- 目標達成度（◎○△×で評価）
- 状況の変化（具体的に）
- サービスの効果
- 今後の方針
- 計画変更の要否と理由

家族と向き合う

家族への状況報告

心配させすぎず、でも隠さない。その距離感が難しい。

利用者さんのご家族への報告文を作ってほしい。

■ 何があったか: [状況]
■ 現在の様子: [落ち着いている/経過観察中など]
■ 施設の対応: [何をしたか]

条件:
・不安を煽らない
・事実を正確に
・「隠していない」ことが伝わる
・今後の対応方針も添える

電話で伝える場合のスクリプトと、文書で渡す場合の2パターンで。

クレームへの初期対応

まずは受け止める。言い訳は後。

介護施設へのクレーム対応の流れを整理してほしい。

■ クレームの内容: [内容]
■ 事実確認の結果: [わかっていること]
■ 対応方針: [どうするか]

以下を出して:
- 最初に伝えること（まず何をするか）
- 事実確認の結果の伝え方
- 今後の対応
- 再発防止策
- フォローアップの約束

感情的にならず、でも「事務的」にもならない。誠意が伝わるトーンで。

看取りについて家族に伝える

一番デリケートな場面。言葉を間違えたくない。

看取り介護への移行について、家族への説明の骨子を整理してほしい。

■ 利用者の現在の状態: [状態]
■ 医師の見解: [予後など]
■ 施設の看取り体制: [内容]

以下を含めて:
- 切り出し方（いきなり「看取り」の言葉を使わない）
- 「何が変わるのか」の具体的な説明
- 家族の気持ちに寄り添う言葉
- 決断を急がせない姿勢
- 質問を受け付ける姿勢

穏やかで温かみのあるトーンで。たたき台として使い、自分の言葉に直す前提で。

チームを支える

新人教育のチェックリスト

何から教えるか、教える側も迷う。

介護施設の新人教育チェックリスト（1ヶ月分）を作ってほしい。

■ 職種: [介護職/看護師など]
■ 施設種別: [特養/デイ/訪問など]

以下のフェーズで:
- 1週目: 基本マナー、施設のルール、利用者の顔と名前
- 2週目: 基本介助（見学・補助）
- 3週目: 基本介助（先輩の見守りつきで実践）
- 4週目: 記録、申し送り、一人で判断する場面

各項目に「ここまでできたらOK」の合格基準を。教える側が忙しくても回せる形で。

カンファレンスを時間内に終わらせる

ダラダラ会議は、疲れた現場スタッフの士気を下げる。

ケアカンファレンスの進行台本を作ってほしい。

■ 目的: [利用者のケア方針検討/問題解決/新規入所など]
■ 参加者: [職種を列挙]
■ 時間: [○分]
■ 議題: [検討したいこと]

以下を出して:
- タイムスケジュール（各パート○分）
- 各パートで確認すべきこと
- 結論の出し方（「何を決めるか」を最初に明示）
- 記録のテンプレート

時間内に「で、どうする？」の答えが出る設計で。

スタッフへの注意を伝える

言いにくいことほど、伝え方が大事。

スタッフへの指導・注意の伝え方を壁打ちさせてほしい。

■ 注意したいこと: [具体的な行動]
■ なぜ問題か: [理由]
■ どうしてほしいか: [期待する行動]

以下を出して:
- 切り出し方（「ちょっといい？」の後に何を言うか）
- 事実の伝え方（責めずに、でも曖昧にしない）
- 改善してほしいことの伝え方
- フォローの言葉
- 記録に残す場合の文面

モチベーションを下げずに、行動を変えてもらう伝え方を。