1回のイベントに、企画書・集客・台本・報告書。全部やるの、あなた1人ですか？ ― イベント企画のAI活用プロンプト

1回のイベントを開催するのに、どれだけの「書き仕事」があるか数えたことがありますか？

企画書、タイムライン、集客LP、SNS告知、関係者案内、スタッフマニュアル、司会台本、参加者メール、報告書……。ざっと数えても10種類以上。

イベントの仕事は「その日の空気を作ること」なのに、事務仕事に埋もれて本番の準備が後回し。当日、バタバタしながら「もっと早く準備しておけば…」と思った経験、ありませんか？

AIに会場の空気を読むことはできない。参加者同士をつなぐファシリテーションも、登壇者のテンションを上げる楽屋トークも、人にしかできない。

でも「企画書のたたき台」「台本の下書き」「報告書の構成」なら、「当日を最高にする」ことに集中する時間を作れる。

企画を立てる

コンセプトを壁打ちする

「何のためのイベント？」がブレると、全部ブレる。

以下のイベントのコンセプトを一緒に考えてほしい。

■ 目的: [認知向上/集客/コミュニティ形成/セールスなど]
■ ターゲット: [誰に来てほしいか]
■ 規模: [○人]
■ 予算: [予算]
■ 形式: [オンライン/オフライン/ハイブリッド]

以下を出して:
- コンセプト案（3つ。方向性がバラバラになるように）
- 各コンセプトのイベント名案
- 参加者が「行ってよかった」と思うポイント
- 他のイベントとの差別化
- 成功の定義（何をもって「うまくいった」とするか）

企画書を「通る」形にする

いい企画でも、企画書がダメだと通らない。

以下のイベントの企画書を作ってほしい。

■ イベント名: [名前]
■ 概要: [何をするか]
■ 日時・場所: [情報]
■ ターゲット: [参加者像]
■ 目標: [集客○人、次回開催につなげるなど]

以下の構成で:
- 企画意図（「なぜこのイベントをやるのか」が3行で伝わるように）
- 概要
- プログラム案
- 集客計画
- 予算概算
- スケジュール
- 期待効果

上司やスポンサーが「これ、やる価値あるね」と思える企画書で。

集客する

LPのコピーを書く

「参加したい」と思わせるのは、最初の3行。

イベントの集客LPに使うコピーを書いてほしい。

■ イベント名: [名前]
■ 日時: [日時]
■ 場所: [場所/オンラインURL]
■ 内容: [プログラムの概要]
■ ターゲット: [誰向けか]
■ 参加費: [金額/無料]

以下を出して:
- ファーストビューのキャッチコピー（3案）
- こんな人におすすめ（4つ）
- イベントの見どころ
- プログラム紹介文
- 申し込みボタン周りのコピー

「今すぐ申し込もう」と思わせる構成で。

SNS告知を打つ

拡散されるかどうかは、最初の1行で決まる。

イベントのSNS告知投稿を作ってほしい。

■ イベント名: [名前]
■ 日時: [日時]
■ 内容: [概要]
■ プラットフォーム: [X/Instagram/Facebook/LinkedInなど]

以下を出して:
- 投稿文（3パターン。切り口を変えて）
- ハッシュタグ
- カウントダウン投稿案（1週間前/3日前/前日）
- 投稿するベストタイミング

「シェアしたくなる」告知で。

当日を回す

タイムラインを設計する

「次、何だっけ？」が一番怖い。

イベント当日のタイムラインを作ってほしい。

■ イベント名: [名前]
■ 開催時間: [開始〜終了]
■ プログラム: [コンテンツリスト]
■ 登壇者: [登壇者リスト]

以下を出して:
- 時間ごとのプログラム（分単位で）
- 各パートの担当者
- 転換時間（セッション間の準備時間）
- 休憩のタイミング
- バッファの入れ方
- スタッフの動き（裏方の流れ）

「予定通りにいかなくても大丈夫」な余裕のある設計で。

司会台本を作る

アドリブが効くのは、台本があるから。

イベントの司会台本を作ってほしい。

■ イベント名: [名前]
■ プログラム: [タイムライン]
■ 登壇者: [登壇者リスト]
■ トンマナ: [フォーマル/カジュアル/盛り上げ系]

以下を含めて:
- オープニング
- 各セッションの紹介と転換トーク
- 登壇者紹介（30秒で読める長さ）
- 休憩案内
- アンケート依頼
- クロージング

そのまま読んでも自然な言葉で。ただし「ここはアドリブでOK」のマークも入れて。

トラブルに備える

最悪の事態を想定しておくと、当日の余裕が変わる。

イベントで起こりそうなトラブルと対応策を整理してほしい。

■ 形式: [オンライン/オフライン/ハイブリッド]
■ 規模: [○人]
■ 内容: [概要]

以下のカテゴリで:
・機材トラブル（プロジェクター、マイク、配信）
・人のトラブル（登壇者遅延、急病、参加者対応）
・環境トラブル（天候、会場設備）

各トラブルに:
- 発生時の初動（最初の3分でやること）
- 判断基準（続行/中断/代替策）
- 参加者への説明テンプレート
- 事後対応

「想定済み」と「想定外」の差は、この準備で決まる。

終わった後こそ大事

サンクスメールで余韻を作る

イベントの評価は、終わった後の体験で変わる。

参加者へのサンクスメールを書いてほしい。

■ イベント名: [名前]
■ 開催日: [日付]
■ 内容: [概要]

以下を含めて:
- お礼（参加してよかったと思える一言）
- イベントのハイライト
- 資料/アーカイブの案内
- アンケートのお願い（回答率を上げる書き方で）
- 次回の案内やSNSフォローへの導線

「また参加したい」と思わせる余韻で。

報告書を次につなげる

報告書は「過去の記録」じゃなく「次回の設計書」。

イベントの報告書を作ってほしい。

■ イベント名: [名前]
■ 開催日: [日付]
■ 参加者数: [○人（目標○人に対して）]
■ 実績データ: [満足度、アンケート結果など]

以下の構成で:
- サマリー（3行で全体像）
- 数値結果（目標 vs 実績）
- うまくいったこと（なぜうまくいったかも）
- 改善すべきこと（次回どうするかも）
- 参加者の声（印象的なもの3つ）
- 次回への提言

「次のイベントをもっと良くする」ための報告書で。

イベント企画でAIを使うときの3つのルール

1. 参加者の個人情報は入れない ― 名前、連絡先、アンケートの自由記述はNG。「30代、マーケティング担当、初参加」程度の属性情報で
2. AIの台本はそのまま読まない ― 構成や言い回しのたたき台として使い、自分の言葉に直す。参加者は「その場の空気」を感じている
3. AIで浮いた時間を「当日の準備」に使う ― 企画書が早くできたら、会場の下見をもう1回。台本が早く書けたら、登壇者との打ち合わせをもう1回。その時間が、イベントの質を決める